V nasledujúcom texte sa budeme zaoberať vytvorením prístupného textového dokumentu vo formáte doc alebo rtf. Formát rft má oproti formátu doc tú výhodu, že môže byť použitý a upravovaný vo viacerých (aj bezplatných) programoch, nielen v platených, tak ako je to pri formáte doc. Na internete sa dajú nájsť aj bezplatné programy, ktoré pracujú aj s formátom doc, bohužiaľ stáva sa, že sa naruší formátovanie dokumentu. Dobre pripravené digitalizované texty si môže používateľ so zrakovým postihnutím neskôr ešte upraviť pre svoje potreby (napr. vytlačiť si ich v braillovom písme, zväčšiť si font, atď.).
Úprava formátu textových dokumentov
Pri tvorbe textových dokumentov je vhodné použiť bezpätkové písmo (Tahoma, Verdana, Arial, Microsoft Sans Serif) teda písmo, ktoré neobsahuje pätky – koncovky na písmenách. Veľkosť písma môže byť štandardná – bežný text 12 bodové písmo, nadpisy veľkosťou odlíšiteľné od ostatného písma. Veľkosť písma si používateľ môže zväčšiť buď sám priamo v textovom editore, prípadne si zväčší časť obrazovky pomocou špeciálneho softvéru a tým pádom bude vidieť písmo zväčšené. Nedoporučujeme používať rez písma kurzíva (italic) a efekt na písmo kapitálky. Tieto formy písma sú pre slabozrakých užívateľov horšie čitateľné. Farby písma a podkladu musia byť dostatočne kontrastné – doporučujeme používať štandardné farby pri tvorbe dokumentov – čierne písmená na bielom podklade. Ak budú použité stĺpce, je potrebné mať medzi nimi dostatočnú medzeru, nie je vhodné používať obtekanie obrázkov textom.
Tabuľky a grafy
Pri tvorbe tabuliek je potrebné prihliadať na skutočnosť, že zrakovo postihnutý používateľ nemusí mať vždy jasnú predstavu o tabuľke, najmä ak je príliš rozsiahla. Pokiaľ je tabuľka príliš rozsiahla, je vhodné informácie z tabuľky podať v textovom formáte, prípadne tabuľku logicky rozdeliť do viacerých tabuliek. Pri používaní tabuliek je vhodné uprednostňovať regulárne tabuľky, teda také, ktoré majú vo všetkých riadkoch rovnaký počet buniek. Dá sa pracovať aj s neregulárnymi tabuľkami, je však potrebné minimalizovať vertikálne alebo horizontálne zlučovanie buniek a zlučovanie v oboch smeroch.
Ukážka vhodnej tabuľky:
| Miesto | Príchod | Odchod | Číslo spoja |
|---|---|---|---|
| Košice | – | 15:00 | 5612 |
| Žilina | 18:00 | 18:30 | 5947 |
| Bratislava | 20:50 | – | – |
Ukážka nevhodnej tabuľky:
| Miesto | Príchod | Odchod | Číslo spoja |
|---|---|---|---|
| Košice Žilina Bratislava |
– 18:00 20:50 |
15:00 18:30 – |
5612 5947 – |
Štruktúrovanie textu
Nadpisy by mali byť nielen zvýraznené opticky väčším písmom či rezom písma tučné (bold) ale aj štýl písma by mal byť Nadpis. Podľa toho či je to nadpis hlavnej kapitoly alebo podnadpisy kapitoly, je potrebné ich podľa toho rozlíšiť. Týmto sa zabezpečí dobrá orientácia užívateľa v jednotlivých úrovniach textu a zároveň to umožní vytvoriť automatický obsah textu, z ktorého sa pomocou hypertextových odkazov dokáže užívateľ dostať priamo na príslušné miesto v texte. Pri tvorbe nadpisov a podnadpisov využívame ponuku Formát – Štýly a formátovanie, kde sú preddefinované základné štýly pre viaceré úrovne nadpisov, ktoré si môžeme ešte ďalej upraviť (najmä ak je zvolený nadpis v reze písma kurzíva, je potrebné ho previesť do rezu písma normálny). Pomocou takto nastavených štýlov môžeme formátovať hlavný nadpis ako Nadpis 1, nadpisy jednotlivých kapitol ako Nadpis 2, názvy podkapitol ako Nadpis 3, atď.
Tvorba prístupných PDF dokumentov
Dokumenty vo formáte PDF sú vo svete veľmi rozšírené. Jednou z hlavných vlastností, pre ktoré množstvo ľudí používa formát dokumentu PDF je to, že formát dokumentu ostáva vždy rovnaký, dá sa vždy rovnako vytlačiť, nech ho otvorí hocikto, a že dokument vo formáte PDF sa dá uzamknúť. Dokument formátu PDF si môže prečítať ktokoľvek, kto si zadarmo stiahne program na prezeranie dokumentov typu PDF – na internete ich existuje viacero. Pre zrakovo postihnutých odporúčame program Adobe Acrobat Reader so zabudovanými funkciami čítania.
S rozšíreným používaním formátu PDF sa do popredia dostala otázka jeho prístupnosti. Tento formát je veľmi obľúbený u vládnych inštitúcií, ktoré plne využívajú jeho hlavné vlastnosti, spomenuté vyššie. Vydávajú v ňom zbierky zákonov, rôzne nariadenia, formuláre a pod. Je preto nevyhnutné, aby takéto dokumenty boli plne prístupné pre všetkých ľudí, bez ohľadu na ich postihnutia, aby mal každý človek rovnaké možnosti v prístupe k informáciám, nevyhnutným pre jeho fungovanie v občianskej spoločnosti.
Aby však mohol byť PDF dokument sprístupnený prostredníctvom programu Adobe Acrobat, je potrebné sa pri prevode dokumentov z iných formátov do formátu PDF pridŕžať nasledovných inštrukcií:
Zásady, ktoré je potrebné dodržiavať pri vytváraní prístupného dokumentu typu PDF:
- Dokument musí byť textovým súborom a nie len oskenovaným obrázkom. Ak máte k dispozícii len oskenovaný obrázok textu, je potrebné ho pred prevodom do formátu PDF najprv previesť do textovej formy vhodným programom, určeným na rozpoznávanie textu(tzv. programom typu OCR – optical character recognition)
- Okná vo formulári, ktoré slúžia na vyplnenie používateľom, musia byť popísané a musí byť zároveň určené logické poradie, v akom sa medzi nimi má používateľ pohybovať.
- Dokument typu PDF musí byť otagovaný. Čo to vlastne znamená? Pri procese tagovania dokumentu sú k všetkým elementom dokumentu (obrázkom, textu, nadpisom, tabuľkám a pod.) priradené značky, ktoré popisujú daný element a určujú tiež poradie, v akom sa dané elementy nachádzajú. Napríklad čítač obrazovky postupuje na základe týchto značiek z jedného elementu na druhý, prípadne sa môže zamerať na určitý druh elementov – napríklad na nadpisy. Je preto veľmi dôležité, aby dokument typu PDF bol správne otagovaný. Tagy sa pridajú k dokumentu pri jeho konvertovaní do typu PDF použitím programu Adobe Acrobat Professional, alebo otagovaním existujúceho PDF dokumentu.
- Je potrebné jasne určiť poradie čítania. Pri vytváraní logickej postupnosti pri čítaní je potrebné riadiť sa bežným spôsobom čítania – nadpisy idú skôr ako text, ku ktorému sa daný nadpis vzťahuje a pod.
- Pre všetky grafické prvky, odkazy a formulárové polia musí byť dostupný aj alternatívny text. Ak čítač obrazovky príde napríklad k elementu obrázok, tak prečíta text, ktorý je určený k danému obrázku. Je preto vhodné všetky grafické elementy vybaviť popisným textom (alternatívnym textom), ktorý popíše, čo sa na danej grafike nachádza.
- Je potrebné si pri vytváraní dokumentu typu PDF dať záležať na vytvorení navigačných elementov – odkazov, záložiek, vhodných nadpisov, detailných tabuliek obsahu a optimalizovaného poradia čítania, ktoré významne napomáhajú orientácii postihnutým ľuďom v dokumente.
- Je tiež potrebné špecifikovať jazyk dokumentu. To pomôže tým čítačom obrazovky, ktoré dokážu plynule prepínať medzi rôznymi jazykmi.
- Bezpečnostné nastavenia dokumentu by nemali interferovať s čítačom obrazovky.
- Nastavenie zakazujúce uloženie dokumentu ako textu môže znemožniť čítaču obrazovky čítať dokument. Pre tento prípad, Acrobat poskytuje možnosť nazvanú Enable Text Access For Screen Reader Devices For The Visually Impaired. (umožnenie textového prístupu pre čítač obrazovky pre zrakovo postihnutých ľudí).
Ako postupovať, aby bol PDF dokument prístupný?
- Pri vytváraní textu napríklad v programe Microsoft Word dbajte na správnu štruktúru dokumentu, používajte jeho formátovacie funkcie, funkcie na definovanie nadpisov a ďalšie profesionálne nástroje na popis grafických elementov. Označte nadpisy, tabuľky, grafiku. Správne vytvorenie dokumentu v textovej forme je základom pre jeho prístupnosť vo formáte PDF.
- Pri jeho konverzii použite program Adobe Acrobat Professional 7.0, kde dokument najskôr skonvertujete do formátu PDF a následne ho otagujete (ak sa tak nestane priamo pri konverzii).
- Skontrolujte jeho prístupnosť – v programe Adobe Acrobat Professional 7.0 existuje funkcia na kontrolu prístupnosti, ktorá vám po prehliadnutí celého dokumentu vypíše, v ktorých častiach sú problémy s prístupnosťou.
- Prejdite si poradie jednotlivých elementov v dokumente, či je správne.
- Vytvorte záložky v dokumente na jednoduchšiu orientáciu.
Dodržaním uvedených postupov vytvoríte prístupný PDF dokument a tým umožníte ľuďom s postihnutím čerpať informácie aj z daného dokumentu. Prístupnosť u PDF dokumentov je na čoraz vyššej úrovni a tak by sme ani na Slovensku nemali byť pozadu. Je však pravdou, že prakticky neexistujú zverejnené dokumenty, ktoré by úspešne prešli aspoň rýchlou kontrolou prístupnosti (Accessibility quick check) zabudovanou v programe Adobe Reader, ktorá sleduje či je dokument otagovaný a neobsahuje zásadné chyby, ale nesleduje kvalitu otagovania. Ešte stále sa stretávame s PDF dokumentmi, pri ktorých je zakázaná funkcia uloženia ich častí ako textu, čo robí problém čítačom obrazovky, ale pre ochranu práv alebo zachovanie tlačového formátu nemá žiadny zmysel. Najvážnejším problémom je však scannovanie vytlačených dokumentov, ktoré existujú v textových formátoch štandardných editorov, a ich konverzia do PDF ako obrázkov. S týmto neodôvodneným a neodborným postupom sa stretávame napr. v priebehu legislatívneho procesu, kedy pôvodne textový dokument sa v určitej fáze tohto procesu objaví na oficiálnej web stránke ako grafický PDF dokument. To určite nie je dobré ani pre vidiacich ľudí, ktorí potrebujú s takýmto dokumentom ďalej pracovať.